Dataskydd
Behandling av personuppgifter
Så här behandlar vi dina personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
Personuppgiftsansvarig
Sandvikenhus AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.
Sandvikens kommuns dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Kontaktuppgift:
Sandvikens kommun
Dataskyddsombud
811 80 Sandviken
E-post: dataskyddsombud@sandviken.se
När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du själv avregistrera dig själv under mina sidor.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.
När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter, som till exempel hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i tio år inklusive innevarande år.
Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till Integritetskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet när det gäller behandling av personuppgifter. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Sekretessbelagda personuppgifter
Sekretess personuppgifter
De uppgifter som hyresgäster eller andra lämnar till Sandvikenhus eller de uppgifter som företaget själva skapar om bolagets hyresgäster och bostadssökande ska hanteras med respekt och försiktighet. Generellt lämnas inte uppgifter ut till någon annan än de uppgifterna berör.
Alla kunder avgör själva vilket namn de önskar ha på sin lägenhetsdörr samt i namntavlan i entrén. Något annat skydd av sina personuppgifter kan kunden inte själv begära att få.
För de som fått ett beslut av Skatteverket att hela eller delar av personuppgifterna ska skyddas genom sekretessmarkering, kvarskrivning eller skyddad identitet gäller särskild hantering av personuppgifter under den tid sekretessskyddet gäller. De som har skyddade personuppgifter ska inte finnas med sitt personnummer eller namn i Sandvikenhus system, de ska istället ha ett fiktivt personnummer.
Enligt lag är Sandvikenhus skyldiga att lämna ut handlingar och uppgifter vid förfrågan. Det innebär att en kopia på ett hyresavtal ska lämnas ut efter en prövning av ansvarig, för utlämning av offentliga handlingar, om det inte kan innebära någon skada för någon att lämna ut den.
Hantering
Uthyrare hos kundtjänstenheten ansvarar för administration och kontaktuppgifter till de som har skyddade personuppgifter.
De kunder som uppvisar beslut från Skatteverket angående skydd av hela eller delar av sina personuppgifter ska tilldelas ett fiktivt personnummer. Kunden ska delges sitt fiktiva personnummer för att kunna använda det vid kontakt med Sandvikenhus samt för att logga in på sandvikenhus.se.
Avtalet med namn och personnummer ska hanteras separat och hålls inlåst i särskilt skåp till vilka endast begränsat antal personal har tillträde
Post som exempelvis hyresavier skickas i första hand via e-faktura eller autogiro. Ett alternativ är till Skatteverkets postförmedling på det sätt som Skatteverket föreskriver. Kunden kan inte välja att hantera posten på andra sätt än dessa.
Anonymisering vid hyresgästenkäter
Så här hanteras dina personuppgifter och svar i samband med våra hyresgästenkäter
Sandvikenhus anlitar företaget AktivBo för hyresgästundersökningar. När en undersökning ska genomföras tillhandahåller Sandvikenhus till AktivBo en lista med de kontaktuppgifter som behövs för att undersökningen ska kunna genomföras. Listan innehåller objektsnr, namn, adress, e-postadress och telefonnummer och är indelad i områden. Listan läses direkt in i AktivBos databas där varje svarande får ett enkätnummer och ett ID som är AktivBos interna, unika nummer för respektive svarande. Enkätnummer och ID behövs för att AktviBo ska kunna sortera svaren och skicka ut påminnelser.
Enkäterna skickas ut av AktivBo via e-post och SMS. Svaren läses in i AktivBos databas och lagras på en server i AktivBos svenska underleverantörs serverhalll. Alla svar i enkäten är anonyma för Sandvikenhus.
Kamerabevakning
Behandling av personuppgifter vid kamerabevakning
Sandvikenhus använder sig i vissa fall av kamerabevakning för att skapa trygghet för våra hyresgäster. Det inspelade materialet hanteras enligt gällande lagar vilket beskrivs nedan. Vid kamerabevakning sitter alltid skyltar med information om att kamerabevakning sker, på berörd plats.
Rättslig grund och ändamål
Den rättsliga grunden som Sandvikenhus utgår ifrån vid kamerabevakning är Berättigat intresse. Detta innebär att en intresseavvägning mellan vårt intresse av att kamerabevaka och den enskildes intresse av skydd för den personliga integriteten görs för varje installation.
I de fall vi beslutar att kamerabevaka är det för att förebygga och förhindra brott, störningar, skadegörelse eller liknande samt underbygga rättsliga anspråk.
Lagring och utlämnande
Materialet lagras i 14 dagar innan det raderas. I undantagsfall kan material sparas längre, exempelvis om det behövs för att utreda ett brott.
Det är i första hand Sandvikenhus som använder materialet och det är väldigt begränsat vilka roller inom företaget som har tillgång till det. Material kan dock komma att lämnas ut till exempelvis Polisen eller till en kommun eller myndighet som ansvarar för räddningstjänst. Material kan även lämnas ut vid önskan om ett registerutdrag, se infomation under rubriken Dina rättigheter.
Dina rättigheter
Du har rätt att begära bekräftelse på om du förekommer på film samt begära att få ut det inspelade materialet där du förekommer. Som personuppgiftsansvarig måste Sandvikenhus ta hänsyn till andra personers integritet och med anledning av det kan undantag från denna rätt göras. Du har även rätt att begära rättelse eller radering samt rätt att göra invändningar mot kamerabevakningen.
Vid frågor, kontakta vår kundtjänst.
Klagomål
Om du har några frågor gällande Sandvikenhus kamerabevakning eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud eller tillsynsmyndigheten.
Kamerabevakning av Polisen
Polisen bedriver kamerabevakning på flera ställen i Sandviken, bland annat i våra bostadsområden. Kamerabevakningen är en del av Polisens trygghets- och brottsförebyggande arbete. Information om kamerorna finns på tydliga skyltar. För att skydda den personliga integriteten maskeras platser som exempelvis förskolor och bostäder, om ingen särskild bedömning gjorts i beslutet om kamerabevakning.
Mer information om kamerabevakningen och Polisens personuppgiftsbehandling finns på deras webbplats, polisen.se.