Personuppgifter och integritet

Så här hanterar vi information om dig

Vi värnar om din integritet och behandlar alltid personuppgifter på ett säkert och ansvarsfullt sätt.

Här kan du läsa om hur vi hanterar information om dig som hyresgäst, bostadssökande eller besökare – till exempel vid enkäter eller kamerabevakning.

Vårt mål är att du ska känna dig trygg med hur dina uppgifter används och veta vilka rättigheter du har.
Sandvikenhus följer dataskyddsförordningen (GDPR) och annan tillämplig lagstiftning som reglerar hur personuppgifter får behandlas.

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du blir kund hos oss och en tid efter att ditt hyresförhållande har upphört.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, telefonnummer eller
e-postadress.

Personuppgiftsansvarig

Sandvikenhus AB är personuppgiftsansvarig för all behandling av personuppgifter som vi själva gör eller som andra företag gör på vårt uppdrag.
Sandvikens kommuns dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar personuppgifter på ett korrekt sätt.

Kontaktuppgifter

Sandvikens kommun
Dataskyddsombud
811 80 Sandviken
E-post: dataskyddsombud@sandviken.se

När du ställer dig i vår bostadskö

Vi samlar in och behandlar personuppgifter för att administrera din ansökan och dina intresseanmälningar.
Det gör vi med stöd av vårt berättigade intresse att kunna hantera bostadskön. Uppgifterna sparas så länge du står i kön.
Om du inte längre vill stå kvar kan du själv ta bort din registrering på Mina sidor.

När du erbjuds en bostad

Om du blir erbjuden en bostad behöver vi fler uppgifter om dig.
Vi behandlar till exempel information om din ekonomi och anställning, hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar samt gör en kreditupplysning.
Vi kan även hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten, samt behandla de intyg och referenser du lämnar.
Om du har förvaltare eller god man behöver vi också hantera dessa uppgifter.

Vi sparar uppgifterna så länge de är relevanta och aktuella.

Under hyresförhållandet

När du är hyresgäst behandlar vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla och administrera våra skyldigheter som hyresvärd.
Det kan handla om att:

  • skicka ut hyresavier och hantera betalningar
  • ta fram uppgifter om el-, vatten- och värmeförbrukning
  • genomföra hyresförhandlingar
  • skicka information som rör ditt boende

Vi uppdaterar vid behov dina uppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.
Om du har skyddade personuppgifter hanteras de enligt våra särskilda rutiner.

Vi behandlar också personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk, till exempel vid störningar, sena betalningar eller skador i lägenheten.
I vissa fall lämnas uppgifter till socialnämnden eller andra myndigheter.

Vi kan anlita personuppgiftsbiträden, till exempel:

  • entreprenörer som utför reparationer
  • leverantörer av bredband, el eller IT-system
  • inkassoföretag

Uppgifter kan även lämnas ut när det följer av lag eller myndighetsbeslut.
Om överföring sker till land utanför EU säkerställer vi att det sker lagligt.

Ett borgensåtagande eller beslut om förvaltare/god man raderas två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

När du flyttar gallrar vi personuppgifter som inte längre behövs, men vissa uppgifter måste sparas i minst två år – till exempel ditt hyresavtal.
Uppgifter som ingår i vårt bokföringsmaterial, såsom betalningsinformation, sparas i tio år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

  • begära ett registerutdrag över vilka personuppgifter vi behandlar om dig.
  • begära rättelse av felaktiga uppgifter.
  • begära att behandlingen begränsas om du anser att uppgifterna är felaktiga.
  • klaga på vår behandling till oss eller till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet.

Om du anser att vi inte behandlar dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) kan du kontakta IMY.

Vi hanterar alla personuppgifter med respekt och försiktighet.
De uppgifter som du som hyresgäst eller bostadssökande lämnar till oss, eller som vi själva skapar i samband med ditt boende, delas inte med någon annan än den som uppgifterna berör – om det inte finns stöd i lag eller myndighetsbeslut.

Namn på dörr och i entré

Som kund väljer du själv vilket namn du vill att vi sätter upp på din lägenhetsdörr och i entrétavlan.
Det är däremot inte möjligt att själv begära någon annan form av sekretesskydd direkt från Sandvikenhus.

Skyddade personuppgifter

Om du har beslut från Skatteverket om sekretessmarkering, kvarskrivning eller skyddad identitet hanteras dina uppgifter på ett särskilt sätt under den tid skyddet gäller.

  • Du registreras inte med ditt personnummer eller namn i våra ordinarie system.
  • Istället används ett fiktivt personnummer, som du får använda vid kontakt med oss och när du loggar in på sandvikenhus.se.
  • Avtalet med ditt riktiga namn och personnummer förvaras separat, inlåst i ett säkert skåp med begränsad åtkomst.
  • Post skickas i första hand via e-faktura eller autogiro.
    Ett alternativ är via Skatteverkets postförmedling, enligt deras riktlinjer.
    Du kan inte välja andra sätt för posthantering.

Utlämning av uppgifter

Sandvikenhus är enligt lag skyldiga att lämna ut handlingar och uppgifter som är offentliga, till exempel en kopia av ett hyresavtal.
Innan vi lämnar ut något gör vi alltid en sekretessprövning för att säkerställa att utlämnandet inte kan innebära skada för någon.

Vårt ansvar

Våra uthyrare ansvarar för kontakten med kunder som har skyddade personuppgifter och ser till att uppgifterna hanteras på rätt sätt enligt beslut från Skatteverket och våra interna rutiner.

Så anonymiserar vi enkätsvar

Sandvikenhus anlitar företaget AktivBo för hyresgästundersökningar. När en undersökning ska genomföras tillhandahåller Sandvikenhus till AktivBo en lista med de kontaktuppgifter som behövs för att undersökningen ska kunna genomföras. Listan innehåller objektsnr, namn, adress, e-postadress och telefonnummer och är indelad i områden. Listan läses direkt in i AktivBos databas där varje svarande får ett enkätnummer och ett ID som är AktivBos interna, unika nummer för respektive svarande. Enkätnummer och ID behövs för att AktviBo ska kunna sortera svaren och skicka ut påminnelser.

Enkäterna skickas ut av AktivBo via e-post och SMS. Svaren läses in i AktivBos databas och lagras på en server i AktivBos svenska underleverantörs serverhalll. Alla svar i enkäten är anonyma för Sandvikenhus.

Vi använder kamerabevakning i vissa fastigheter och områden för att öka tryggheten och förebygga brott, skadegörelse och störningar.
Kamerabevakning sker alltid enligt gällande lagar och regler, och vi informerar tydligt med skyltar där bevakning används.

Rättslig grund och syfte

Den rättsliga grunden för vår kamerabevakning är berättigat intresse.
Det betyder att vi gör en noggrann bedömning där vårt intresse av att öka säkerheten vägs mot den personliga integriteten för de som vistas i området.

Kamerabevakningen används för att:

  • förebygga och förhindra brott, störningar och skadegörelse
  • bidra till att utreda händelser eller rättsliga anspråk

Lagring och utlämning

Inspelat material sparas i 14 dagar och raderas därefter automatiskt.
I särskilda fall kan material sparas längre, till exempel om det behövs för att utreda ett brott.

Tillgången till materialet är starkt begränsad inom Sandvikenhus.
Det kan lämnas ut till:

  • Polisen,
  • kommunen eller annan myndighet (till exempel räddningstjänst), eller
  • vid begäran om registerutdrag enligt dataskyddsförordningen.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

  • begära bekräftelse på om du förekommer i inspelat material
  • begära att få ta del av de bilder där du syns
  • begära rättelse eller radering av material
  • invända mot kamerabevakningen

Vid en begäran måste vi samtidigt ta hänsyn till andra personers integritet.
Det betyder att vissa undantag kan göras.

Vid frågor om kamerabevakningen kan du kontakta kundcenter.

Om du vill klaga

Om du anser att Sandvikenhus har hanterat personuppgifter felaktigt i samband med kamerabevakning kan du kontakta vårt dataskyddsombud eller Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet.

Polisen bedriver kamerabevakning på flera platser i Sandviken, även i vissa av våra bostadsområden.
Bevakningen är en del av Polisens arbete för att öka tryggheten och förebygga brott.

Tydliga skyltar visar alltid var kamerabevakning sker.
För att skydda den personliga integriteten maskerar Polisen känsliga platser, till exempel förskolor och bostäder, om inte annat beslutats i samband med tillståndet.

Mer information om Polisens kamerabevakning och hur de behandlar personuppgifter finns på polisen.se Länk till annan webbplats..